17.03.2001

Краткий курс молодого бойца

Арт Фиерман

Структура доклада

:: Правило "расскажи"
"Расскажи то, что собираешься рассказать. Расскажи, а затем расскажи о том, что рассказывал."

Пояснение: начните презентацию с введения, в котором кратко изложите цель доклада и его содержание. Затем перейдите к основной части доклада, содержащей информацию, которую необходимо передать слушателю. В заключение сжато представьте результаты и сделайте выводы.

:: Заключение всегда на первом месте
Точно установлено, что после доклада большинство слушателей запоминают около пяти основных идей докладчика. Естественно, что не всегда основные идеи, выделенные слушателем, совпадают с теми идеями, которые хотел передать докладчик. Что нужно сделать, чтобы правильно передать аудитории суть презентации?

:: Начинайте с последнего слайда! Когда все готово для создания презентации, необходимо на некоторое время забыть о деталях и сделать следующее:

  • Приготовить последний слайд презентации, на котором представлены результаты и выводы. Необходимо понять - это один из основных этапов подготовки к презентации. Отталкиваясь от последнего, легко построить все остальные слайды.
  • Не забывайте о правиле "расскажи". Даже самым сообразительным слушателям бывает необходима помощь в выделении идей, которые вы собираетесь изложить.

Основные правила удачной презентации

:: Организуйте презентацию как можно проще
Чем проще организован процесс доклада, тем меньше вероятность возникновения каких-либо накладок. Новые технологии - это замечательно, но не стоит начинать разбираться с наиболее изощренными функциями современнейшего проектора за 15 минут до начала презентации. Не надо перегружать слайд-шоу специальными визуальными эффектами, необходимо четко излагать суть. Перед началом доклада внимательно проверьте, все ли готово, а потом перепроверьте еще раз.

:: Репетиция презентации
Если вы хотите произвести хорошее впечатление, вам необходимо знать свою презентацию. Отлично, если у вас есть ее план, но неумение сфокусироваться, частое подглядывание в записи или длинные паузы, необходимые для того, чтобы собраться с мыслями, могут испортить все.

Во время репетиции постарайтесь не только пересказать текст доклада, но и использовать все необходимые приспособления. Если у вас есть возможность прорепетировать доклад в помещении, где он потом состоится, установите там проектор и, пользуясь лазерной указкой, дистанционной мышью и микрофоном, полностью пройдите презентацию.

:: Не забудьте
Механическое повторение заученного текста во время презентации - не лучший способ изложения доклада. Постарайтесь рассказывать, а не бубнить.

:: Не увлекайтесь записями
Длительное копание в записях вызовет заставит аудиторию думать, что вы не подготовились.

:: Одежда
Некоторые считают, что выбор одежды для презентации очень важен, а другие, что нет. Выбор одежды зависит от многих факторов, в частности от того, как вы себя поведете. Будуте ли вы использовать чувство юмора, свое и аудитории, или ваша презентация будет формальной - все это повлияет на выбор одежды. Все согласятся с тем, что выступление в нижнем белье навряд ли положительно повлияет на способность аудитории адекватно воспринимать информацию. Если вы никак не можете решить, что вам надеть, посоветуйтесь с коллегами - вам наверняка дадут хороший совет.

:: Частота слайдов
Основное правило, которого следует придерживаться - слайд должен находиться на экране не менее 10 и не более 100 секунд. Если на один слайд уходит больше пары минут, смело замените его на несколько других. (Это, конечно, не жесткое правило, но хорошее приближение. В некоторых случаях для правильного представления таблиц и графиков действительно потребуется несколько минут.) После того, как слайд станет ненужным для пояснения излагаемого материала, уберите его с экрана, иначе он будет отвлекать внимание аудитории.

:: Используемые во время доклада инструменты
Слайд-проекторы, видеопроекторы, переносные компьютеры, ЖК панели, видео, мультимедиа, звук, лазерные указки, оверхеды, принтеры… Существует огромное количество средств для проведения презентации. Выбирайте презентационные инструменты в соответствии с используемыми выразительными приемами и помещением, в котором состоится выступление.

:: Раздаточный материал
Презентация выполнена безупречно, докладчик отлично одет, аудитория реагирует положительно. Все проходит как нельзя лучше, но что же случилось? Слушатели начинают задавать вопросы, касающиеся мелких деталей, хотя видно, что они великолепно понимают суть дела. Сказывается отсутствие раздаточного материала, в котором содержится подробная информация по теме доклада. Заранее подготовьте материалы, которые помогут аудитории лучше разобраться в специфике доклада.

Время докладывать - как добиться поставленной цели

:: О страхе

Голые слушатели

Не секрет, что большинство людей безумно боятся докладывать перед большой группой незнакомых людей. Если вы испытываете страх перед ответственным выступлением, попробуйте побороть его этим старым способом. Выйдите на минутку за дверь, закройте глаза и представьте людей, сидящих в первом ряду голыми или в нижнем белье (выбтирайте в зависимости от ваших моральных устоев). Обычно подобная процедура производит расслабляющий, почти юмористический эффект.

Те, кто говорит: "здесь нечего бояться кроме самого страха", наверняка никогда не боролись с повисшим во время презентации компьютером и не опрокидывали оверхед со стола в самый ответственный момент. Выберите двух или трех наиболее понравившихся вам слушателей и докладывайте только им. Конечно, не теряйте из вида и других, но сконцентрируйте внимание на выбранных. Возможно, это поможет справиться со страхо и, не потерять связь с аудиторией.

:: Как вести себя во время доклада
Следите за слушателями, а не за своим компьютером

  • Повернитесь к слушателям.

  • Посмотрите на них.

  • Открыто смотрите на аудиторию - ни в коем случае не бегайте взглядом по сторонам, не рассматривайте пол. Бегающий взгляд - признак нервозности, потупленный - признак того, что вы что-то забыли и собираетесь с мыслями (помните, вы докладчик, а докладчик должен помнить все).

  • Оставьте компьютер, не прячьтесь за ним, выйдите к слушателям с дистанционной мышью и докладывайте, ведь вы лидер, модератор и нетскейп-коммуникатор.

:: Вопросы из зала
Существуют различные способы обращения с вопросами, поступающими из зала. Их выбор зависит от того, о чем вы рассказываете. В некоторых случаях правильнее отвечать на вопросы по ходу доклада, но в большинстве случаев следует попросить слушателей задавать вопросы в конце презентации или после нее.

Если во время доклада слушатель задает вопрос, попросите отложить его. Это можно сделать так: "Я хотел, чтобы Вы задали этот вопрос после того, как я закончу …" или "Давайте, обсудим это в заключение доклада …", "К сожалению, я не готов сейчас ответить на Ваш вопрос. Подойдите ко мне после доклада, я запишу Ваши координаты и свяжусь с Вами на следующей неделе."

Если вы сказали, что ответите на заданный вопрос позже, не забудьте сделать это. Забывчивость может отрицательно повлиять на Вашу репутацию.

:: Следите за аудиторией
Храп - плохой знак.

Как уже было отмечено выше, сфокусируйтесь на нескольких слушателях. Они внимательно слушают? Смотрят на часы? Записывают? Или уже дремлют?!? Обязательно обращайте внимание на то, какая часть презентации привлекает внимание аудитории, а какая утомляет.

:: Современные технологии
На дворе XXI век и, следовательно, неприлично являться на доклад без мультимедийного проектора и ноутбука. Использование современных презентационных инструментов не только облегчит понимание излагаемого материала, но и произведет хорошее впечатление на аудиторию.

Как донести содержание до слушателей

Прежде всего, подготовьте презентацию по всем правилам. Как следует отредактируйте ее, а потом перепроверьте все еще раз.

:: Энтузиазм
Докладывайте с искренним энтузиазмом, пусть зал почувствует ваш интерес. Это привлечет внимание слушателей и поможет вам добиться цели - передать аудитории то, что вы хотели.

:: Сила языка
Выбор слов, с которыми вы обращаетесь к слушателям, оказывает существенное влияние на их реакцию. Используйте "сильные", "повелительные" слова для привлечения внимания аудитории, будьте убедительны.

Например, вместо "я думаю, вы согласитесь" используйте "я уверен, вы согласитесь".

Обращайтесь к залу во втором лице, это позволит управлять вниманием аудитории, Скажите "как участник, вы будете удовлетворены" вместо "участники будут удовлетворены".

Помимо подбора "сильных" выражений необходимо следить за повторяемостью слов, чтобы не быть назойливым.

:: Юмор
Правильно подобранная концентрация юмора в докладе отлично подбодрит слушателей и облегчит налаживание контакта с залом, главноездесь - не переборщить.

Следуйте следующему правилу: не острите просто так, постарайтесь вставить шутку к месту, связать ее с излагаемой мыслью. Развлеките публику между частями доклада, ведь обучение во сне - наверняка не ваш метод.

:: Цитирование
Хорошая цитата может произвести на слушателей заметное впечатление. Не всегда возможно найти высказывания, напрямую относящиеся к теме предстоящего доклада, но почти всегда можно подобрать несколько цитат, которые помогут глубже раскрыть идею. Так, делая презентацию по многоуровневому маркетингу, докладчик удачно использовал слова сказанные "провидцами" в компьютерной отрасли:

Томас Ватсон (бывший председатель совета директоров IBM) думал, что компьютеры никогда не будут популярны;

Кен Олсон (основатель и бывший президент DEC) не мог представить, что кто-нибудь захочет иметь компьютер дома;

и наконец, Билл Гейтс думал, что 640К оперативной памяти хватит каждому пользователю.

Не ленитесь и отыщите высказывание, которое поможет передать ваш замысел. Этот труд окупится сторицей.

Правило пяти

(по пяти советов на пять случаев из жизни докладчика)

:: Пять правил подготовки доклада

  1. Во время репетиции перед коллегами пропустите последний слайд с заключением и спросите, что они нашли интересного, что им запомнилось, и что не понравилось в вашем докладе. Попросите слушателей составить список того, что они находят наиболее важным в докладе! Они поняли то, что вы хотели передать?
  2. Тщательно проверьте все презентационное оборудование пред выступлением.
  3. Отрепетируйте доклад со всеми подручными средствами, которые будут использоваться вами.
  4. Разработайте запасной план на случай непредвиденных обстоятельств: поломки проектора, компьютера, заклинивания магазина со слайдами. Опробуйте придуманный план.
  5. Композиция доклада: введение - цель -обзор - основная часть -заключение (выводы).

:: Пять правил поведения на сцене

  1. Оставайтесь бодрым.
  2. Следите за реакцией аудитории.
  3. Больше энтузиазма.
  4. Не сбивайтесь с мысли.
  5. Вовремя убирайте уже ненужный наглядный материал, чтобы он не отвлекал зрителей.

:: Пять узелков на память к окончанию доклада

  1. Поблагодарить собравшихся.
  2. Предоставить материалы доклада.
  3. Оставить свои координаты.
  4. Узнать мнение о презентации.
  5. Ответить на вопросы.

:: Пять вещей, которыми вы должны заниматься в данную минуту вместо того, чтобы читать все это

  1. Искать интернет-странички с похожим содержанием, а также те, что имеют отношение к продвижению по службе.
  2. Начать работать над следующей презентацией.
  3. Проанализировать предыдущие доклады и понять, что надо поправить.
  4. Скупить книги по искусству презентации во всех известных вам он-лайн магазинах.
  5. Отключиться от сети, навестить друзей, любовницу, НАДО ЖЕ ПРЕРВАТЬСЯ НАКОНЕЦ!!!

:: Пять поступков, за которые мы будем бесконечно ценить вас

  1. Сделать букмарк на наш сайт.
  2. Купить у нас проектор, оверхед , лазерную указку, да вообще что угодно.
  3. Быстро рассказать и отмылить коллегам и друзьям о нашем замечательном сайте, товарах, ценах и все такое. Не забудьте указать наш WWW и e-mail.
  4. Регулярно посещать наш сайт www.int-medium.ru , чтобы быть в курсе последних веяний в области презентационных технологий.
  5. Написать нам письмо с вашими самыми замечательными замечаниями и предложениями.

Оригинал статьи находится по адресу http://www.powerpointers.com/2pt/AF051600.html

(С) перевод г. Репей.